21/05/2024
DELTANA es una consultora española especializada en grandes proyectos de construcción a nivel internacional en el ámbito de la Ingeniería Civil y Edificación. Ofrecimos soporte técnico en diferentes fases del proyecto, desde la licitación hasta la posterior ejecución y puesta en marcha de la infraestructura.
Para dar este soporte técnico desde la gestión documental, estamos habituados a la plataforma Aconex.
Nuestra relación con Aconex es importante. Hemos comprobado que Aconex es una herramienta imprescindible en los grandes proyectos internacionales en los que participamos.
Hemos trabajado en importantes proyectos en todo el mundo utilizando esta plataforma.
Llevamos más de 5 años participando en la línea 5 del proyecto de metro de Riad con un papel importante en Aconex.
Hace unas semanas, hemos centrado nuestros esfuerzos en la Estación Central de Riga (Rail Baltica en Letonia, Europa).
En uno de estos importantes y enormes proyectos, hemos utilizado Aconex con 140 empresas implicadas, +19.000.000 de documentos/dibujos, +17.000.000 de correspondencias generales entre más de 3000 usuarios Y más de 5 millones de flujos de trabajo. Es la plataforma perfecta.
En este tipo de proyecto, nos encontramos con algunos retos como:
Podemos compartir e intercambiar todo tipo de documentación entre las partes. Esto es todo un reto. Con muchas partes implicadas, es esencial la figura del Document Controller.
También es muy importante que haya algunas interacciones que requieran un plus de eficiencia y agilidad entre estas partes. Hay presentaciones que son auditadas y tienen una trazabilidad fiable.
Un hecho necesario es evitar discusiones sobre las diferentes soluciones de gestión interna propuestas en el proyecto. Utilizar Aconex a través de la figura del Document Controller es la mejor solución.
Como Controlador Documental en este tipo de Proyectos, nuestras tareas son:
Tarea 1. En primer lugar, creamos la numeración de las hojas con las directrices marcadas por el cliente.
Una vez creada esta tarea...
Tarea 2. Solicitamos al Document Controller del cliente la creación de los marcadores de posición adecuados en Aconex.
Tarea 3. Una vez introducidos estos marcadores de posición, cargamos los documentos/dibujos en Aconex (en formato PDF y CAD) y creamos el WF correspondiente utilizando la plantilla adecuada indicada por el cliente. En esta plantilla, se establecen los pasos/personas que revisan estos documentos. Estos pasos se programan con los días necesarios para la revisión adecuada.
Tarea 4. Se hace un seguimiento para controlar el estado de este flujo de trabajo. Se comprueba si estos planos están aprobados, rechazados o si el flujo de trabajo está atrasado y, por tanto, debemos avisar al cliente de este hecho. Esto puede provocar un retraso importante en la producción.
Tarea 5. Además, una vez cargados los documentos de un paquete SDR, enviamos el BBS a través de un transmittal (en formato Excel, por ejemplo) para que el cliente pueda solicitar el armado. Esta hoja Excel también se sube a la plataforma.
Tarea 6. Otra cosa importante es que, a través de Aconex, nuestros técnicos pueden saber cuál es el último diseño actualizado para utilizar en el SDR. De esta forma, evitamos malentendidos y pérdidas de tiempo utilizando planos de diseño erróneos/antiguos. El controlador de documentos es el responsable de notificar estos cambios en el diseño al personal.
Tarea 7. Además, para una correcta trazabilidad, controlamos y gestionamos el estado de cada paquete SDR. De este modo, conocemos los pasos realizados para cada paquete y podemos avisar al cliente si el paquete se aprueba o se rechaza. Este hecho es de gran ayuda para el cliente.
Tarea 8. Toda esta información se introduce en un seguimiento Excel con el estado actual de los paquetes creados. Solemos enviar este seguimiento cada semana para que el cliente conozca la situación reciente. Este es un aspecto importante.
Tarea 9. En estos tracks, hay mucha información para ver/identificar rápidamente. La ubicación, el elemento, el paquete, el número de dibujos...y si ese paquete ha sufrido alguna penalización/modificación a valorar.
En conclusión, hay aspectos importantes a destacar.
Muchas modificaciones debidas a la falta de criterio entre las partes o al uso de planos de diseño erróneos pueden reducir/parar la producción del SDR. Esa es la clave que hay que evitar. Muy importante.
Por ello, es necesario optimizar el tiempo utilizando el documento correcto, conocer la situación actual en el momento utilizando las notificaciones recibidas en Aconex (todas las partes reciben este aviso), y la herramienta de super búsqueda (muy útil para tener control sobre la trazabilidad de algún flujo de trabajo) y la gestión automática de las tareas pendientes para cada parte del proyecto.